CÁC CÔNG VIỆC CẦN LÀM KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG
Bạn đang chuẩn bị cho việc chuyển văn phòng nhưng có quá nhiều việc phải lo nghĩ khiến bạn không biết phải bắt đầu công việc thế nào cho hợp lý và khoa học? Tuy bạn có thể giao cho đơn vị dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói, nhưng vẫn còn rất nhiều việc của cá nhân chỉ bạn mới có thể sắp xếp được. Dưới đây là một vài gợi ý về các công việc cần làm khi chuyển văn phòng, các bạn hãy cùng Chuyển Nhà Giaohanglientinh xem qua nhé!
Các công việc cần làm khi chuyển văn phòng
Giai đoạn lập kế hoạch
Đây là giai đoạn quan trọng nhất mang tính quyết định xem kế hoạch di chuyển có diễn ra thuận lợi hay không.
1. Lập kế hoạch chi tiết những công việc cần thực hiện & dự kiến thời gian, chi phí cho từng hạng mục
Những hạng mục trong bản kế hoạch di chuyển bao gồm sáu nhiệm vụ chính sau đây:
- Thiết kế & thi công nội thất văn phòng
- Làm thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh
- Đóng gói vật dụng và tài sản cần chuyển đi
- Bố trí, sắp xếp và ổn định vị trí, chỗ ngồi cho các phòng ban ở văn phòng mới
- Hoàn tất thủ tục kết thúc hợp đồng cho thuê văn phòng tại nơi cũ
Thông thường những công việc này tiến hành sẽ theo tuần tự như trên. Tuy nhiên sẽ có một số công việc xảy ra chồng chéo lên nhau. Vậy nên quý khách cần có bảng kế hoạch triển khai cụ thể để mọi việc được diễn ra suôn sẻ.
Giai đoạn chuẩn bị
Nên thông báo với quản lý tòa nhà về dự định chuyển đi và trao đổi về điều kiện kết thúc hợp đồng.
1. Đọc lại hợp đồng thuê, kiểm tra thời hạn hợp đồng và quy định hoàn trả bàn giao mặt bằng
2. Thông báo với quản lý tòa nhà về thời gian trả mặt bằng cũng như trao đổi về điều kiện kết thúc hợp đồng.
3. Thông báo về di chuyển trong nội bộ, phân công nhiệm vụ cho các nhóm và từng bộ phận về những thay đổi.
Những công việc cần trao đổi là: Thời gian di chuyển dự kiến, hướng dẫn cách sắp xếp và phân loại vật dụng..
Tùy theo quy mô của công ty mà thời gian thông báo này có thể sớm hay chậm. Đối với những doanh nghiệp lớn thời gian thông báo nên được diễn ra ít nhất trước 1 tháng để các bộ phận bố trí dọn dẹp và sắp xếp công việc.
4. Tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng để được trợ giúp. Những đơn vị này sẽ tiếp nhận nhu cầu của bạn và giới thiệu cho bạn tới những tòa nhà văn phòng phù hợp nhất. Qua đó sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tìm được văn phòng ưng ý.
5. Tìm kiếm nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng. Đây là những người có thể giúp bạn lập kế hoạch chi phí làm nội thất, cũng như tư vấn những thiết kế, cách bố trí mặt bằng văn phòng. Bạn nên tìm kiếm nhà thầu thi công nội thất trước khi tìm và ký hợp đồng thuê văn phòng.
6. Lên danh sách những tòa nhà văn phòng phù hợp với những yêu cầu của mình.
7. Sắp xếp thời gian đi tham quan mặt bằng, xem xét thực tế và lấy thêm thông tin. Sau đó tổng hợp rồi phân tích để chọn lựa tòa nhà phù hợp nhất để đàm phán.
8. Đàm phán và ký kết hợp đồng thuê văn phòng. Nếu quy mô diện tích lớn bạn cần thực hiện thêm bước lên thiết kế bố trí mặt bằng, thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp trước khi thuê.
9. Ký hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất
10. Giám sát thi công nội thất (thông thường sẽ mất 2 tuần tới 1 tháng. Tuy nhiên, những nơi diện tích lớn hơn thì thời gian thi công có thể mất nhiều tháng hơn)
11. Làm thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh.
12.Thông báo cho khách hàng, đối tác về địa điểm mới
13. Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ và website
14. Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng
15. Chọn lựa đơn vị vận chuyển uy tín và trao đổi thời gian di chuyển.
Giai đoạn chuyển đi
Bạn có thể giao công việc đó cho đơn vị vận chuyển họ sẽ giúp bạn thu dọn, đóng gói tất cả hồ sơ và trang thiết bị cần vận chuyển sang văn phòng mới.
Giai đoạn dọn dẹp & ổn định
Công đoạn cuối cùng là hoàn trả mặt bằng và hoàn tất thủ tục trả văn phòng tại nơi cũ
1. Dọn dẹp văn phòng. Bạn có thể tự dọn dẹp văn phòng hay thuê những đơn vị bên ngoài để hỗ trợ
2. Sắp xếp & ổn định chỗ ngồi, sơ đồ vị trí cho mỗi bộ phận, mỗi nhân viên
3. Hoàn trả mặt bằng & hoàn tất thủ tục thuê văn phòng tại nơi cũ
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ tới hotline
Hotline liên hệ vận chuyển
Hotline1: 0976479530
Hotline2: 0976479932
Hotline3: 0967043899
